Normas de procedimento de acordo com o § 8 par. 2 da LkSG (lei alemã que realiza auditorias a cadeias de suprimentos)

I. Estabelecimento e finalidade do procedimento de reclamação

A empresa Miele estabeleceu um procedimento de reclamação adequado de acordo com o § 8 LkSG. O procedimento de reclamação permite que as pessoas comuniquem riscos ambientais e de direitos humanos, bem como violações de direitos humanos ou obrigações ambientais que tenham surgido como resultado das atividades comerciais de uma empresa na sua própria unidade de negócios ou de um fornecedor direto ou indireto.

II. Responsabilidade e acessibilidade

O procedimento de reclamação é tratado pelo advogado de confiança externo (provedor), que pode ser contactado da seguinte forma:

Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.

Loebellstraße 4

D - 33602 Bielefeld

Tel: +49 521 557 333 0/Telemóvel: +49 151 58230321

E-mail: ombudsmann@thielvonherff.de

Plataforma de notificações: www.report-tvh.com

Página inicial: www.thielvonherff.de

O advogado de confiança atua como um advogado independente e autónomo. É imparcial e não está sujeito a quaisquer instruções da empresa no que respeita ao tratamento factual relacionado com o conteúdo. O advogado de confiança está vinculado ao sigilo. Se tal lhe for solicitado, manterá a confidencialidade da identidade do autor da denúncia.

III. Procedimento de reclamação

O advogado de confiança recebe a reclamação e, se necessário, discute os factos do caso com o denunciante. Em qualquer caso, o denunciante receberá uma confirmação de receção.

O advogado de confiança examina se pode ter ocorrido uma violação de deveres na aceção da LkSG ou uma violação de outras leis ou regras internas. Se existirem indícios suficientes, transmite os factos que lhe foram apresentados de forma autorizada à empresa para investigação, sendo a implementação operacional da responsabilidade do departamento de Compliance. Para não pôr em causa a sua neutralidade, o advogado de confiança não efetua ele próprio qualquer investigação.

A empresa dará seguimento à denúncia, em conformidade com a lei e as regras internas e tendo em conta os interesses de todas as partes envolvidas. O inquérito deve ser efetuado com celeridade e sem grandes interrupções.

As pessoas afetadas por uma investigação devem ser tratadas de forma justa e respeitosa. A presunção de inocência aplica-se a todas as pessoas afetadas. O direito de ser ouvido deve ser garantido. Por este motivo, as pessoas afetadas por uma denúncia são informadas o mais rapidamente possível sobre a denúncia recebida e são avisadas dos seus direitos de acesso e retificação. No entanto, se houver um risco grave de a notificação prejudicar a investigação da denúncia, o envio da notificação pode ser adiado para um momento posterior à conclusão da investigação ou até o risco ter deixado de existir.

A avaliação jurídica dos factos sob investigação e a determinação das medidas adequadas para eliminar e prevenir práticas comerciais impróprias são realizadas pela empresa, que pode consultar o advogado de confiança para esse efeito. As medidas podem incluir, por exemplo, uma ação civil adequada ou o envolvimento de uma autoridade. Mesmo que não sejam identificadas quaisquer infrações num caso específico, podem ser adequadas sugestões de alterações aos processos de trabalho e de negócios, bem como alterações aos regulamentos organizacionais e de conduta.

O autor da denúncia pode obter informações sobre o ponto da situação junto do advogado de confiança em qualquer altura. Três meses após a receção da denúncia, o denunciante receberá um comentários sobre as medidas subsequentes à denúncia. O advogado de confiança irá informar o denunciante do resultado, o mais tardar, após a conclusão do processo, na medida do permitido por lei.

IV. Proteção do denunciante

O denunciante está geralmente protegido contra medidas discriminatórias ou disciplinares. Qualquer ato de retaliação contra ele não será tolerado. Em caso de indícios de retaliação contra os denunciantes, o advogado de confiança deve ser imediatamente contactado.

Se o advogado de confiança tiver garantido a confidencialidade a um denunciante, não divulgará o nome e a identidade do denunciante à empresa ou a terceiros sem o consentimento do denunciante. Se o advogado de confiança for interrogado como testemunha num processo penal, civil ou outro, só divulgará o nome e a identidade do denunciante se for autorizado a fazê-lo por escrito por essa pessoa e pela empresa.

A vontade do denunciante de proteger a sua identidade é contraposta pelo interesse das pessoas afetadas pela denúncia na divulgação dos factos. É também por este motivo que o abuso deliberado da oportunidade de apresentar reclamações e denúncias não será tolerado. O advogado de confiança deve chamar a atenção do autor da denúncia, na primeira conversa, para o facto de a sua identidade poder ser divulgada à empresa em caso de abuso deliberado do procedimento de reclamação.

V. Proteção de dados

O cumprimento das obrigações legais de retenção e dos regulamentos de proteção de dados é assegurado pelo advogado de confiança. Os dados pessoais recolhidos limitam-se a informações sobre a identidade, a função e os dados de contacto dos denunciantes e das pessoas afetadas, bem como outros dados pessoais absolutamente necessários para o tratamento do assunto. Além disso, apenas são armazenados os factos comunicados, os dados do tratamento, o acompanhamento da denúncia e os relatórios de verificação.

O prazo de conservação dos dados pessoais registados no âmbito de denúncias e investigações é de dois meses após a conclusão das investigações. Este prazo é prorrogado em conformidade se, após a conclusão da investigação, forem instaurados processos disciplinares ou judiciais e outros contenciosos para os quais os dados devam ser utilizados.

O responsável pela proteção de dados verifica regularmente a conformidade do procedimento de reclamação com a proteção de dados.

VI. Efetividade do procedimento de reclamação

A efetividade do procedimento de reclamação é revista uma vez por ano assim como ocasionalmente, por exemplo, se a empresa tiver de contar com uma situação de risco significativamente alterada ou significativamente alargada na sua própria unidade de negócios ou no seu fornecedor direto, por exemplo, devido ao lançamento de novos produtos, projetos ou uma nova área de negócios.